Cara Mengirim Email Dengan File Ukuran Besar

Salah satu fitur yang disediakan oleh penyedia layanan email adalah "Add Attachment". Add attachment atau Lampirkan File disini artinya kalian bisa menambahkan lalu mengirim segala jenis file melalui email. Namun, pihak penyedia layanan email seperti Gmail, Yahoo Mail dan Hotmail memberikan batasan ukuran file yang dapat kalian kirim. Berdasarkan TOS Gmail dan Yahoo Mail, kalian hanya bisa mengirim file dengan ukuran maksimal 25 MB per email. Nah, bagaimana jika file yang ingin kalian lampirkan itu berukuran lebih dari 25? Tentu saja file tersebut akan ditolak secara otomatis oleh sistem email yang kalian gunakan.

Untuk mengatasi error tersebut, ada beberapa cara yang dapat kalian lakukan.

1. Compress File

Untuk proses ini, kalian memerlukan software archiver, misalnya WinRar atau 7-zip. Pada contoh berikut ini, saya mengunakan software WinRar.

• Hal pertama yang harus kalian lakukan adalah kumpulkan semua file yang ingin kalian kirim ke dalam satu folder
• Klik kanan pada Folder tersebut, lalu pilih Add to archive
• Pada pilihan Compression Method, pilih Best. Artinya si WinRar akan melakukan usaha terbaiknya untuk memperkecil ukuran file kalian

2. Split File

Jika ukuran file yang dihasilkan pada cara pertama masih sangat besar, maka kalian dapat melakukan Split (memotong) folder file menggunakan  WinRar. Jadi, jika pada tahap pertama tadi hanya menghasilkan 1 file Rar saja, maka metode ini akan menghasilkan beberapa file Rar sesuai dengan pengaturan kalian. Cara melakukan Split File adalah sebagai berikut.

• Klik kanan pada folder target, lalu pilih Add to archive

• Pada pilihan Split to volume, size, kalian dapat memilih ukuran yang sesuai dengan kebutuhan kalian. Jika ukuran yang disediakan tidak ada yang sesuai dengan kebutuhan kalian, kalian bisa mengetik sendiri ukuran file yang kalian inginkan pada kolom tersebut. Jadi, jika ukuran file kalian adalah 30 MB, maka kalian cukup mengetik 15 dan memilih pilihan MB. Maka akan terbentuk 2 file Rar yang ukurannya 15 MB

3. Upload ke Cloud Storage

Jika kedua cara di atas masih gagal, kalian bisa mencoba cara terakhir ini. Untuk cara ini, kalian membutuhkan koneksia internet dan akun Cloud Storage. Contoh penyedia Cloud storage gratis adalah Google Drive, Microsoft Onedrive, Dropbpx, dll. Jadi, prinsipnya adalah kalian harus mengupload terlebih dulu file nya ke cloud storage, dari situ kalian akan memperoleh link download file. Nah, link download file ini lah yang kalian berikan kepada tujuan email kalian.

Untuk cara ini, ada beberapa kali saya menerima email dari orang yang mengirim file yang menggunakan Google Drive, tapi file nya masih diproteksi. Jadi, saya sebagai penerima tidak bisa mendownload dan melihat file tersebut. Untuk mengatasi hal tersebut, sebelum mengirimkan link download, perhatikan cara berikut

Setelah, proses upload ke Google Drive selesai, maka akan muncul menu yang berisi link download. Nah, kalian jangan langsung meng-copy lalu memberikan link tersebut kepada si penerima email. Kalian harus melakukan beberapa setting singkat sebelum mengirim link tersebut

Pilih Sharing settings, lalu pilih Advanced di sudut kanan bawah

• Pada bagian Who has access, pilih Anyone who has the link can view
• Nah, setelah itu kalian bisa meng-copy link tersebut lalu mengirimnya kepada si penerima email

Demikianlah yang dapat saya bahas. Saya yakin masih ada cara-cara lainnya yang dapat kalian lakukan. Jika bersedia, kalian boleh memberitahukan alternatif lain kepada saya melalui kotak komentar yang telah tersedia di bawah ini.